第一章 总则

第一条 为规范集团公司的文书档案管理工作，确保各类文件资料的完整性、安全性和可追溯性，根据国家相关法律法规及行业标准，结合集团实际运营情况，特制定本规定。

第二条 本规定适用于集团公司及其下属各分公司、子公司和关联单位的文书档案管理工作。所有涉及文件的生成、流转、归档、保管、利用等活动均应严格遵守本规定。

第三条 文书档案管理的目标是实现文件信息资源的有效整合与高效利用，为集团决策提供支持，促进工作效率提升，并保障企业合法权益。

第四条 集团公司应设立专门的档案管理部门或指定专人负责文书档案管理工作，确保档案工作的专业化和规范化。

第二章 文件的生成与处理

第五条 各部门在日常工作中产生的文件应当按照统一的标准进行分类编号，并注明形成日期、责任人等基本信息。

第六条 对于重要的公文、合同、财务报表等敏感文件，必须经过严格的审核程序后方可正式发布或存档。

第七条 文件传递过程中需建立完善的交接记录制度，确保每份文件都能准确无误地到达指定接收方手中。

第三章 档案的归档与保管

第八条 已完成处理的文件应及时归档入库，不得随意丢弃或外泄。归档时要检查文件是否齐全完整，避免遗漏关键材料。

第九条 档案库房须具备防火、防潮、防盗等功能，并定期检查维护设备设施以保证档案的安全存放环境。

第十条 根据文件的重要程度和使用频率不同，可以采用纸质版与电子版相结合的方式保存档案资料。

第四章 档案的查阅与利用

第十一条 内部员工因工作需要查阅相关档案时，须填写申请表并获得批准后方可进入档案室查找所需资料。

第十二条 外部单位和个人若想调阅本公司档案，则需提交书面请求并经高层领导同意后方可办理手续。

第十三条 查阅完毕后的档案必须立即归还原处，严禁私自复印带走任何内容。

第五章 监督检查与奖惩措施

第十四条 集团公司将不定期组织专项检查活动，对各部门执行本规定的实际情况进行评估考核。

第十五条 对于表现优秀的档案管理人员以及积极配合工作的其他同事给予表彰奖励；反之，对于违反规定造成损失的行为将追究责任人的法律责任。

第六章 附则

第十六条 本规定自颁布之日起施行，原有关于文书档案管理的规定同时废止。

第十七条 如遇特殊情况需调整部分内容，应由集团公司董事会讨论决定并通过正式文件予以公布。

以上就是《集团公司文书档案管理规定》的主要内容概述，希望全体员工能够认真学习领会精神实质，在实际操作中切实贯彻执行好各项条款要求，共同推动集团档案管理工作迈上新台阶！