为规范公司内部文件管理流程，提升办公效率与信息安全性，确保各类文件资料的完整性、准确性和可追溯性，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工，所有涉及文件的起草、审批、发布、归档、借阅、销毁等环节均需严格遵守。

一、文件分类与编号

1. 公司文件分为以下几类：

- 行政类文件（如会议纪要、通知、公告等）

- 业务类文件（如合同、项目方案、报告等）

- 技术类文件（如技术标准、操作手册、图纸等）

- 法务类文件（如法律意见书、合规文件等）

- 财务类文件（如财务报表、预算方案、审计资料等）

2. 所有文件应按类别进行统一编号，编号规则由行政部统一制定并发布，确保文件唯一性与可识别性。

二、文件起草与审批

1. 文件起草人应根据实际需要撰写文件内容，确保语言简洁、逻辑清晰、数据准确。

2. 文件起草完成后，须提交至相关部门负责人或指定审批人进行审核，经批准后方可正式发布。

3. 涉及重大事项或跨部门协作的文件，应组织相关人员召开评审会议，确保文件内容全面、合理。

三、文件发布与存档

1. 经审批通过的文件由行政部统一发布，并同步更新至公司内部信息平台或共享文件夹。

2. 所有正式文件必须进行电子和纸质双备份，纸质文件应按规定存放于档案室，电子文件应分类存储于服务器或云平台。

3. 文件发布后，应及时通知相关使用部门或人员，确保信息传达及时有效。

四、文件借阅与使用

1. 员工因工作需要借阅文件时，应填写《文件借阅申请表》，经部门负责人批准后方可借阅。

2. 借阅文件应妥善保管，严禁私自复制、涂改或损毁。

3. 借阅期限一般不超过7个工作日，到期未归还者，行政部有权催促或采取相应措施。

五、文件保密与安全

1. 涉及公司机密或敏感信息的文件，应明确标注“内部资料”或“保密文件”，并限制访问权限。

2. 未经授权，任何人不得将文件带出公司或通过非官方渠道传播。

3. 对于涉密文件，应定期检查其存储环境与访问记录，确保信息安全。

六、文件更新与废止

1. 随着公司业务发展或政策变化，部分文件可能需要修订或废止。

2. 文件修订需由原起草部门提出申请，经审批后执行；文件废止应由相关部门书面说明理由，并报公司管理层批准。

3. 废止文件应按规定进行登记、封存或销毁，防止误用或泄露。

七、文件销毁管理

1. 文件销毁前，应由相关部门填写《文件销毁申请表》，说明销毁原因、文件名称及数量。

2. 销毁过程应在监督下进行，确保文件彻底销毁，避免信息外泄。

3. 销毁后的文件应做好记录备案，以备日后核查。

八、附则

1. 本制度由行政部负责解释与修订，自发布之日起施行。

2. 各部门应结合实际情况，制定具体的实施细则，并报行政部备案。

3. 本制度未尽事宜，按照国家相关法律法规及公司其他规章制度执行。

附件：

1. 文件编号规则

2. 文件借阅申请表

3. 文件销毁申请表

（注：以上内容为原创内容，可根据企业实际情况进行调整与补充。）