【人事档案管理制度（范本）】为规范企业人事档案管理，确保员工信息的完整性、安全性与有效性，提升人力资源管理水平，特制定本制度。本制度适用于公司所有在职员工及已离职员工的人事档案管理工作，涵盖档案的建立、保管、查阅、移交、销毁等环节。

一、适用范围

本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、合同制员工、临时用工及劳务派遣人员。人事档案是员工在公司工作期间形成的各类资料的总和，是员工职业发展、绩效考核、薪酬发放、劳动合同管理的重要依据。

二、档案内容

人事档案主要包括以下

1. 员工基本信息：姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式、学历、专业、籍贯等；

2. 劳动合同及相关协议；

3. 入职登记表、入职体检报告；

4. 工作经历、岗位变动记录；

5. 考核记录、奖惩情况；

6. 培训记录、技能证书；

7. 离职手续相关材料（如离职申请、交接清单）；

8. 其他与员工人事管理相关的资料。

三、档案管理职责

1. 人力资源部门负责人事档案的统一管理，指定专人负责档案的收集、整理、归档、保管和更新；

2. 各部门负责人应配合人力资源部门，及时提供员工相关信息；

3. 档案管理人员应严格遵守保密原则，未经批准不得擅自查阅或泄露档案内容。

四、档案的建立与更新

1. 新员工入职时，须填写《员工信息登记表》，并提交相关证件复印件，由人力资源部门统一建档；

2. 员工岗位调整、晋升、离职等情况发生后，应及时更新档案内容；

3. 每年定期对档案进行核查，确保信息准确无误。

五、档案的保管与安全

1. 人事档案应存放在专用档案柜中，实行分类管理，便于查找；

2. 档案室应配备防火、防潮、防盗设施，确保档案安全；

3. 档案管理人员应定期检查档案保存状况，发现问题及时处理。

六、档案的查阅与使用

1. 人事档案仅限于公司内部相关人员查阅，查阅需经审批；

2. 员工本人可凭有效身份证明申请查阅个人档案，需填写《档案查阅申请表》；

3. 外部单位因工作需要调阅档案的，须出具正式函件，并经公司领导批准后方可办理。

七、档案的移交与销毁

1. 员工离职后，其人事档案应按规定进行移交或封存；

2. 档案在规定期限内未再使用，经评估确认无保留价值后，可按程序进行销毁；

3. 销毁档案前需填写《档案销毁申请表》，经相关部门审核后执行。

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由人力资源部门负责解释；

2. 本制度可根据公司实际情况进行修订，修订需经公司管理层批准；

3. 各部门应认真学习并严格执行本制度，确保人事档案管理工作有序开展。

通过建立健全的人事档案管理制度，有助于提高企业管理效率，保障员工权益，促进组织健康发展。